Sprint Review’da Verim Artırmanın Basit Yolları

Feral Sunar // Allianz Türkiye - Çevik Koç

Sprint review’lardan takım ve hatta kurum olarak çok daha büyük verim almamız mümkün. Üstelik bunun, kamerayı açmak ya da çalışma arkadaşımıza bir mesaj göndermek kadar basit yolları da var. Gelin, sprint review’lardaki alışkanlıklarımızı gözden geçirelim.

Sprint döngüsünün son günü… Süreci değerlendirdiğimiz ve çoğu zaman bir çevik koçun moderasyonunda yürütülen retrospektif ritüelini saymazsak da takımın moderasyonunda sprinti kapatan son ritüel… Evet, “sprint review”dan söz ediyoruz. 

En basit tanımıyla, takımın sprint çıktısını sunduğu, paydaşlarla birlikte çıktının değerlendirilip, geri bildirimlerin toplandığı, ilerlemenin takip edilerek sonrasında backlogda güncellemelerin yapıldığı o buluşma.

Hatırlarsanız (ve dikkatli okurlarımızdan biriyseniz) daha önce daily ritüelinde en sık gördüğümüz beş hatadan söz etmiştim. Şimdi ise sprint review’larda sıklıkla karşılaştığım verimsizlik yaratan bazı alışkanlıklardan bahsetmek isterim.

Sprint review ritüellerinde en sık rastlanan 4 hatalı uygulama ya da 4 maddede kötü bir sprint review nasıl yapılır mı desek

• Sprint review’un tek sahibinin Product Owner (PO) olması: Çıktıların sadece PO tarafından aktarılması ve takım olarak hazırlanılmaması
• Tek bir sunum ile sınırlandırılması: Çıktının gösterilmesi yerine anlatılması, geri bildirim alınmaması
• Bir tür “Sprint Muhasebesi” gibi yürütülmesi: Muhasebe işleminde bir kayıt atıyormuşcasına her adımın durum raporlaması ile tamamlanmamış ya da  paydaşlarla ilgisi olmayan işlerin de sunulması
• Pasif ya da katılmayan paydaşların bulunması: Paydaşların ritüele katılmaması veya katılsalar da pasif kalmaları

Bu davranışlardan mümkün olduğunca kaçınmak adına, birlikte çalıştığım çevik takımlarda nasıl daha iyi bir “sprint review” yapabileceğimizi retrospektiflerde ve birebir görüşmelerimizde konuşuyoruz. Bu konuşmalardan derlediğim farkındalık yaratabilecek birkaç madde aşağıda; gelin birlikte bakalım…

Daha iyi bir sprint review için ne yapabiliriz? 

• “Sprint review” çevik takımın sprint boyunca üretilen değeri göstermesi, sonraki iterasyonlarda dikkate almak üzere geri bildirimlerin alınması ve katkı sağlayan paydaşlarımıza teşekkürlerimizi iletmek için eşsiz bir “gösteri” fırsatı. Öyleyse her “gösteri” gibi bunun için de makul bir süre önce tüm takım olarak bir prova yapmak pek çok açıdan işimizi kolaylaştırabilir. 

Örneğin, sunumu yapacak takım üyesinin zorunlu sebeplerle katılamaması durumlarında yedekteki kişinin hazır olması, paydaşlardan gelebilecek sorulara önceden hazırlanma, bütüne bakarak bazı bölümleri çıkarma ya da ekleme, iyi fikir. 

• Sunum derken bunu sadece bir sunum görseli paylaşma gibi düşünmeden ürünün küçük de olsa bir demosunu yaşatarak daha akılda kalıcı bir içerikle gelmek de fark yaratan, ilgiyi artıran bir katkı olacaktır.

• Sprint boyunca yapılanların çıktılarının paydaşlara aktarıldığı, onlardan geri bildirimlerin alındığı bir ritüel olduğuna göre paydaşların doğru ve eksiksiz seçimi kadar katılımları da kritik. Tekrar eden bir toplantı olsa bile her review öncesi “otomatik pilot”tan çıkarak katılımcıları gözden geçirmek, bazı katılımcılara bizzat hatırlatma yapmak da katılımı artırabilir.

• Paydaşların katılımı demişken, çevik takımlardaki rolleri düşündüğümüzde Product Owner ve Chapter Lead rolleri dışında Tribe Leader, Business Owner, Change Owner gibi rollerin ritüellere katılımı da değerli. Burada küçük bir hatırlatma daha yapmak gerekiyor. Yapılan sunumun bu liderlere yapılıyormuş gibi görünmesi de kaçınılması gereken bir “anti-pattern.”

• Bitmeyen bir test ya da projedeki bir teşekkürden bahsederken “iş birimi, BT ekibi” gibi genel ifadeler yerine paydaşların isimlerinin geçtiği review’larda etkileşimin arttığına pek çok defa şahit oldum.

• Pandemi sonrası ritüellerimizin sanal ortama kaydığını düşünecek olursak nasıl rahat hissediliyorsa öyle davranılmalı elbette, ancak sunumu aktaran takım üyesinin o sırada kamerasının açık olmasının katılımcıların ilgi ve dikkatini üzerine çekmesini sağladığını, bunun da iletişimi daha akıcı bir hale getirdiğini de gözlemliyoruz 😊
• Katılımı artıran bir başka etken de paydaşlarımıza söz vermek, sorularla onları dahil etmek olabilir.

• Çevik takım üyelerinin diğer çevik takım review’larına belli bir düzende katılmaları da her konuda olduğu gibi burada da fark yaratıyor. Özellikle iyi yapılan ya da gelişime açık alanların fark edilmesi, bunların sonradan takımların kendi review’larında değerlendirilmesi, hepimizi bir adım ileri götürebilecek alışkanlıklardan biri. 

Sizin fark ettiğiniz bir anti-pattern ya da iyi uygulama var mı? Deneyimlerinizi bizimle paylaşmayı unutmayın…

Ufak bir not: Bu konu hakkında merak ettiklerini sormak için buraya tıklayarak bize ulaşabilirsin.