Barış Erkent // Çevik Koç - Allianz Türkiye
Sadelikten hayatın her alanında söz ediyoruz. Peki ya iş yapış süreçlerimizde? Karmaşadan kurtulmak ve verimliliği yalınlıkla artırmak için neler yapabiliriz?
Günümüzün iş dünyası, karmaşıklıktan fazlasıyla besleniyor. Hemen her sektörde iş yapış modelleri, ürünler ve süreçler giderek daha karmaşık hale geliyor. Özellikle büyük yapılar ve büyük projeler söz konusu olduğunda karmaşıklığın da aynı şekilde büyümesi elbette normal. Ancak bizim bu yazıdaki konumuz, net olmayan rol ve sorumluluklar, altyapı sorunları, tekrar eden fazladan adımlar gibi farklı kaynaklardan beslenen, istenmeyen karmaşık süreçler.
Doğru yönetildiğinde karmaşıklık, rekabet avantajı bile sağlayabilir. Google’ın algoritmasının karmaşık olmadığını düşünebilir miyiz? Kimi zaman taklit edilmeyi engelleyebilmesi, kimi zaman öncü olmayı sağlayabilmesiyle karmaşıklık veya çok katmanlılık, bilinçli olmadığı durumlarda, kontrolsüzlük ve verimsizlik demek.
Beynimiz ve karmaşa
Uzun yıllar boyunca zor, yorucu, uykusuz bırakan, içinden çıkılamaz koşullara kıymet vermiş bir iş kültürü içinde yetiştik. Meşgul olmanın geçer akçe olduğu zamanlar ise artık geride kaldı. Beynimizin çalışma biçimi bile, bilgiyi işlerken karmaşayı, sorunları çözmeyi anlamakta sınırlanmaya programlı. Bu nedenle karmaşıklığın verimliliği ve motivasyonu, doğal olarak iş çıktılarını düşürdüğünü fark etmemiz zor. Bu basit bir iletişim için de, bir yazılımın geliştirilmesinde de süreci uzatıp, gereğinden fazla enerji harcanmasına, yorgunluğa neden oluyor.
Peki istenmeyen karmaşıklık nereden geliyor? Bunu ne arttırıyor? Zaman zaman bir tercih gibi görünmesine yol açan engeller neler? Bu gibi sorular bizi başka bir yazıya götürür ancak koçluk yaptığım takımlarda ve farklı organizasyonlarda çoğu yöneticinin stresli iş ortamında buna odaklanacak zamana sahip olmadığını duyuyorum. Bu yüzden sadeleştirerek açıklayayım: Karmaşıklık genellikle bir organizasyon yapısında insanların karar vermesinin ve daha çok ver(e)memesinin istenmeyen bir sonucu.
Ancak karmaşıklığı da ortadan kaldırılması gereken bir karmaşıklık olarak görmemek en önemli aşama. Sadeleşmeyi bir yolculuk, dolambaçlı süreçleri ise sadece aşılması gereken bir zorluk olarak gördüğümüzde bir adım atmış sayılırız.
Bu yazıda, karmaşıklığı değil, yalınlaşmayı odağımıza alacağız.
Sadeleşmenin bir iş yapış yeteneğine dönüşmesi için birkaç basit adım var. Gelin detaylara inelim:
Zaman ve değer dengesini gözetmek
Bir sunumun ya da inisiyatif alarak çözülebilecek bir konunun büyük toplantılarla kaç defa gözden geçirildiğini ve buna zaman ayıran insanların organizasyona maliyetlerini hesaplamak önemli. Tekrarlı operasyonlarda otomasyon kritik.
Büyük resme bakabilmek
Değer katmaya odaklanan bir sadeleşme için daha geniş bir perspektife ihtiyaç var. Değer yaratmak kolay değil ve buna dair kendimize sormamız gereken çok soru var. Karmaşık süreçleri nasıl alt kategorilere ayırabiliriz? Bu süreçlerin standartlaşması mümkün mü? Birbirini tamamlayan hizmetleri birleştirmenin yolları var mı?
Önceliklendirmek ve odaklanmak
Neyin gerçekten önemli olduğu gözden kaçabiliyor. Sık sık değer ve kaynak odaklı yaklaşıp, büyük resmi kaçırmamak önemli. Öncelik listeleri iyidir ancak güncellenmek isterler. Odağınızın ve önceliğinizin nerede olduğunu gözden geçirmek, sadelik yolunda işe yarayan yöntemlerden.
İki yol arasından kısa olanı seçmek
Elbette burada sorumluluktan kaçmaktan değil, adımlarımızı yalınlaştırmaktan bahsediyoruz. En basitinden yazdığımız bir e-postada söz ettiğimiz detayların işlevini gözden geçirmek bile sadeleşmeye yarayabilir. Zaman herkes için çok değerli.
İletişimden kaçmamak
Yaşadığımız kötü bir süreç ya da uygulamada sessiz kalmak karmaşıklığı hem uzatıyor hem de büyütüyor. Yapıcı geribildirimi çekinmeden yapabilecek iklimi oluşturmak ve aksiyon alabilmek önemli. Üstünü örtmemek…
Yönetimde sadeleşmek
Yönetim katmanlarındaki artış ve beraberinde gelen mikro yönetim, kontrol alanlarını arttırırken süreçleri daha da uzatıyor. Karar almak başta olmak üzere pek çok başlıkta işler karmaşıklaşıyor. Unutmayalım ki liderler karmaşıklığı yönetme becerileri açısından eşit yaratılmıyor, mücadele gerekiyor. Bu açıdan sadeliği sahiplen(e)meyen kurumların müşteriye yaklaşımlarını bu açıdan bir düşünelim.
Sadeliği sürekli kılmak
Karmaşıklık, üretkenliğin ve verimliliğin dahası genel memnuniyetin önünde bir engel. Dolayısıyla sadeliği başardığımızı düşündüğümüzde bunu sürdürülebilir kılmak şart.
Sadelik, sadece işi kolaylaştırmakla kalmaz; motivasyonu, üretkenliği ve çalışan memnuniyetini de artırır. Ancak sadeliği sağlamak, en az karmaşıklığı yönetmek kadar çaba gerektirir. Burada çevik yaklaşımlar devreye girer: Sürekli iyileştirme, değer odaklılık ve esneklik kültürü, sadeliği sürdürülebilir bir yetkinliğe dönüştürebilir.
Ufak bir not: Bu konu hakkında merak ettiklerini sormak için buraya tıklayarak bize ulaşabilirsin.
****
Kaynakça
https://www.stratechi.com/complexity-reduction/
https://www.forbes.com/sites/ronashkenas/2014/03/24/how-to-reduce-complexity-in-seven-simple-steps/
Yorumlar