Gamze Ağca Dönmez // Allianz Türkiye - Çevik Koç
Her işi daha kolay yapmanın yolu vardır. Önemli olan, yolda karşınıza çıkacak zorlukları öngörüp onlara karşı önlemler almak. Bunun da incelikleri var tabii.
Kolaylaştırıcı (Facilitator), kavramıyla başlayalım. Kendisi, içeriğe müdahale etmeksizin kolaylaştırma sürecini tasarlayan, yöneten grubun etkinliğini artırmaya yardımcı olan, tarafsız ve karar vermeye yetkisi olmayan kişidir. Durum karmaşıklaştıkça kolaylaştırıcının önemi artar.
HEY!’de takımla birlikte yapılan “fikir üretme”, “planlama”, “karar verme”, “retrospektif” gibi her toplantı birer kolaylaştırma ortamına dönüştürülebilir. Herkesin eşit düzeyde katılımı ve kapsayıcılıkla yönetilmesi gereken bu etkinlikleri daha verimli hale getirmek mümkün.
Süreci üçe ayıralım: Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında neler yapabiliriz onları konuşalım.
Etkinlik öncesi hazırlıklar
- Katılımcıları tanıyın
- Amacı tanımlayın
- Net bir hedef belirleyin
- Beklenmedik durumlara hazırlıklı olun
- Toplantıyı Planlayın: Burada biraz daha tüyo vermem gerekiyor. Planlama esnasında şu soruları dikkate almanız fayda sağlayacak.
- Etkinliğin amacına göre en uygun egzersiz ve yöntemler neler?
- Farklı insanların ihtiyaçlarını dikkate aldınız mı?
- Akışı uyguladığınızda olası risklere karşı boş zaman bıraktınız mı? - Katılımcıları nasıl etkileşime sokabilirsiniz?
- Katılımcıların neyle ayrılmalarını istiyorsunuz?
- Katılımcılar daha sonra ne yapmalı?
- Toplantının ve grubun ihtiyacına en uygun ortam neresi?
- Herhangi bir alet, ekipman veya malzemeye ihtiyacınız olacak mı?
Etkinlik sırasında yapacaklarınız
- Ortamı ayarlayın: İnsanların sakin, enerjik veya rahat hissetmelerini mi istiyorsunuz? Sanal olsa bile odanın nasıl kurulduğunu, mobilyaların nasıl düzenlendiğini hatta arka planda nasıl müzik çalacağınızı düşünün.
- Check-in işlemini tamamlayın: Katılımcıların o gün masaya ne getirdiklerini, o an ne hissettiklerini ve nasıl bir ruh halinde olduklarını paylaşmaları için fırsat yaratın.
- Temel kuralları (Ground Rules) gözden geçirin
- Gündemi paylaşın
- Güven oluşturun ve buzları kırın: Katılımcılar birbirlerine aşina değilse, günün başında birbirleriyle paylaşım yapmaları için biraz zaman ayırmak iyi olur.
- Katılımcılarınızı gözlemleyin
- Zaman planınıza uyun
- Kontrolcü değil kolaylaştırıcı olun
- Dokümantasyon aracı kullanın: Genelde kolaylaştırıcı, etkinlik bulgularını belgelemekten sorumlu olsa da, katılımcıların sorumluluk almasını desteklemek üzere belgelemede onlardan destek isteyin. Sadece yazılı değil, fotograf ve videolar da iyi belgeleme araçlarıdır.
- Park panosu oluşturun: Katılımcılardan gelen gündem dışı konuları daha sonra değerlendirmek üzere bir park panosu oluşturun.
- Amaca ulaşıp ulaşmadığınızı değerlendirin
- Büyük resmi gösterin ve sonrası için ne gerektiğini açıklayın: Bir kolaylaştırıcı olarak, katılımcılara bundan sonra ne yapacaklarını ve neden yapacaklarını açıklamak önemlidir.
- Check-out işlemini tamamlayın: Sona yaklaştığınızda bir kez daha herkesin yanlarına aldıklarını, öğrendiklerini veya daha sonra ne yapacaklarını paylaşmalarını sağlayın.
Etkinlik sonrası yapacaklarınız
- Etkinlik Sonrası Hatırlatmalar: Katılımcıların beklentileri gerçekleştireceği süre içersinde onlara hatırlatmalarla destekte bulunun. Asıl öğrenme ve sahiplenme bu aşamada gerçekleşir.
- Geri Bildirim İsteyin: Etkinlik bittikten hemen sonra geri bildirim almak sonrası için size ışık tutar.
Online kolaylaştırıcılıkta dikkat edecekleriniz
Pandemiyle beraber online görüşmeler tüm görüşmeler içerisindeki payını artırdı. O nedenle son tüyoyu “Online kolaylaştırıcılık” konusunda vereceğim.
- Kullanacağınız remote araçları önceden test edin, katılımcıların o ortamı kullanabildiğinden emin olun Katılımcıların sisteme önceden giriş yapmasını isteyerek zaman kazanın
- Eğer kullanıcılar araca hakim değillerse en başta çok kısa aracı bir parça tanıtmaya vakit ayırın Whiteboard / Breakoutrooms / Chatbox gibi alanları sıkça kullanarak etkileşim yaratın
- Gerekliyse etkinliği katılımcıların izniyle kayıt edin
- Online yönetilecek kolaylaştırıcılıklarda mutlaka bir yardımcı kolaylaştırıcı olmasına hatta teknik sorunlara destek vermesine özen gösterin
- Yönergelerde daha az kelime kullanın ve tekrar edin; mümkünse, bunları yazmak için bir sunum sayfası veya sohbet penceresi kullanın
- Breakoutrooms’da saate göre doğrudan mesajlar gönderin
- Eğer mümkünse mutlaka kameraları açtırın, eğer kameralar açılmayacaksa katılımcılardan söz aldıklarında başta isimlerini söylemelerini isteyin
- Tüm Sesi kapat / sesi aç özelliğini gürültü olması halinde kullanın
İleri okumalar yapmak ve teknikler hakkında incelemede bulunmak isterseniz bu linklerden faydalanabilirsiniz:
https://www.sessionlab.com/library
https://toolbox.hyperisland.com/
http://www.liberatingstructures.com/
Ufak bir not: Bu konu hakkında merak ettiklerini sormak için buraya tıklayarak bize ulaşabilirsin.
Yorumlar