#ef7e12

Susma haykır: Verimli toplantı vardır!

Emel Yayla / Allianz Türkiye - Çevik Koç

Her toplantı düşünüldüğü gibi geçmez. Bazı toplantılar uzadıkça uzar, bazıları başladığı yerden farklı noktada biter, bazılarında olumlu sonuç alınmaz. Liberating Structures, yani Özgürleştirici Yapılar sayesinde, toplantıların süresi, konuları, amacı, kısacası her şeyi belli. Haliyle başarı da kaçınılmaz. HEY!’de olduğu gibi.

HEY!’de Hızlı, Etkili, A’dan Z’ye herkesin Yetkili olduğu şekilde çalışmalarımızı sürdürüyoruz. Ama buraya ulaşmamız kolay olmadı. Çünkü düzeltilmesi ya da iyileştirilmesi gereken özellikler vardı. Bir sisteme geçiş yaptıktan sonra, çeşitli kademelerde yaptığınız iyileştirmelerle o sistemi daha mükemmel hale getirebilirsiniz. Yine böyle bir örnek var karşımızda.

Henri Lipmanowicz ve Keith McCandless, günlük çalışma hayatının en önemli kısımlarından toplantı ve görüşmelerde kullanılmak için uygulamalar geliştirerek bu alandaki sorunlara el attılar… Liberating Structures yani Özgürleştirici Yapılar adını verdikleri bu çalışmada, 33 tane pratik ve uygulaması kolay yöntem var.

Yapman gereken basit: Dene, sonuçları gör ve denemeye devam et.

Özgürleştirici Yapılar’daki uygulamalarda ilgili herkes konuya dahil oluyor. Yapıların ortak özellikleri şöyle: Çok yönlü, öğrenmesi kolay, uzmanlık gerektirmiyor, sonuç odaklı, kısa ve hızlı, çok ölçekli ve keyifli.

33 uygulamanın çoğu 10-30 dakika arası sürüyor. Bu sayede kimse “Vaktim yok” diyerek kaçamıyor (Buraya hınzır bir gülüş gelecek). Bazı örneklerle ilerlersek daha iyi anlaşılabilir. Sık kullanılan birkaç Özgürleştirici Yapı uygulamasına bakalım mı? Bakalım.

1-2-4-ALL 

Nedir? 

Bu çok basit ve güçlü bir mikro yapı. Bireysel olarak başlıyoruz ve daha sonra çiftlere ve gruplara taşıyarak en iyi fikrin doğal olarak gruptan çıkmasını sağlıyoruz. 

Nasıl yapılır?

Başlangıçta sorun veya zorluğu belirliyoruz, sonra bu gündemi grubumuzla paylaşıyoruz.

1 dakika: Herkesi sessize düşünmeye davet et.

2 dakika: Herkesin fikirlerini çiftler halinde paylaşmasını iste.

4 dakika: Çiftleri, fikirlerini başka çiftlerle paylaşmaya davet et. Benzerlik ve farklılıklara dikkat etmelerini söyle. Böylelikle dörtlü gruplar oluştu bile.

5 dakika: Her dörtlüden öne çıkan ya da önemli hissedilen fikri paylaşmasını iste.

Neden kullanılır?

Bu yöntemi Sprint Retrospektifleri sırasında Scrum takımlarının karşılaştığı zorluklara çözüm bulmak, Ürün İş Lisesi’ni rafine etmek için de kullanabilirsin.

 

Impromptu Networking (~ 20 dakika)

Nedir?

Büyük bir gruptan önemli gözlemleri ve fikirleri hızlı bir şekilde toplamak için kullanılır.

Nasıl yapılır?

Bir soru hazırla. Mesela: “Bu sprint önünüze ne gibi engeller çıktı?” Sonra da insanlardan ayağa kalkıp çiftler oluşturmalarını iste.

3 dakika: Soruyu tanıt ve çiftler soruları cevaplasın.

3 dakika: Şimdi yeni çiftler oluşturup, aynı soruyu tekrar cevaplama zamanı.

3 dakika: Yine, yeni çiftler oluşturup, aynı soruyu cevaplayacağız. Burada üç turda ortaya çıkan benzerlik, farklılık ya da kalıpları aramalarını isteyeceğiz.

5 dakika: Gruptaki herkesten bazı gözlem ya da kalıpları paylaşmalarını iste. Neden kullanılır? Fikirleri yaymak, kişisel bağlantılar kurmak ve grup için neyin önemli olduğunu anlamak için kullanılır.

 

25/10 Crowdsourcing (~ 30 dakika)

Nedir?

Büyük bir grubun uzmanlığından yararlanıp kısa sürede yaratıcı fikirler bulmaya yarar.

Nasıl yapılır?

Çözüm bulmak istediğin soruyu veya zorluğu grupla paylaş. 5 dakika: En cesur çözümlerini ve bu yoldaki ilk adımlarını bir not kağıdına yazmalarını iste. 3 dakika: Etrafta dolaşıp, başkalarıyla not alışverişi yapmalarını söyle. Herkes kartları sessiz şekilde ve hızla gözden geçirsin, sen söyleyene kadar herkes dolaşmayı sürdürsün. 1 dakika: Şimdi sıra, karttaki fikri okuyup, 1-5 arasında puan vererek kartın arkasına yazmada… 10 dakika: Yukarıdaki iki turu dört kez daha tekrarla. Her kart en az 5, en fazla 25 puan alacak böylelikle. 5 dakika: En yüksek puanı alan kartlardan başlayarak fikir ve ilk adımları okumalarını iste. 10 fikir bulana kadar devam et.

Neden kullanılır?

Bir gruptan çok sayıda fikir toplamanın eğlenceli, dinamik ve hızlı yoludur. Hem fikir üretimi hem de puanlama isimsiz olduğundan, herkes eşit derecede söz sahibidir. Ürün İş Listesi için yeni fikirler toplamak, iyileştirme alanlarını belirlemek için kullanılabilir.

 

Özgürleştirici Yapılar’ı uygularken süreç nasıl kolaylaşır?

Zamana dikkat: Süreyi uzatmak cazip gelebilir ama daha derine inmenin yolu yapıyı tekrarlamaktır. Bu daha verimli olacaktır.

Yönlendirme: Sıradaki adıma geçerken grubu yumuşak şekilde yönlendir.

Zaman: Bir dizi uygulamayı peşisıra yapacaksan, arada enerji tazelemeleri için gruba zaman ver. Serbest bırak: Çift ve grupları sen belirleme, insanlar kendileri yapsın.

Tek yapma: Büyük grupları yönetmek için bir ekip kur.

HEY! Yolculuğunda tüm toplantıların verimli geçmesini dileyerek, tüm Özgürleştirici Yapıların tablosunu bulabileceğin adresi paylaşıyorum: http://www.liberatingstructures.com/

 

Ufak bir not: Çevik çalışma metodu hakkında deneyimlerini paylaşmak ve merak ettiklerini sormak için buraya tıklayarak bize ulaşabilirsin.

Comments

Resimli CAPTCHA
Resimde görünen karakterleri girin.