#ef7e12

Pandemi Sürecinde Çevik Olmak

Serhat Toptancı // Allianz Türkiye - Çevik Ofis Lideri

Tüm dünya büyük bir belirsizlikle mücadele ederken, hızlı karar almanın, adaptasyonun ve süreç odaklı olmanın faydaları...

Tüm dünyayı bir anda etkisi altına alan COVID-19, hayatın bir anda değişebileceğini ve herkesi kaygı verici şekilde belirsizliğe itebileceğini gösterdi.

İster Asya-Pasifik’te, ister Batı Avrupa’da, istersen de Güney Amerika’da olun, günümüz dünyasında dert aynı, konular ortak: Değişime adapte olmak.

Her şeyin başı: Refleks

Refleksleri güçlü kurumlar, bu sıradışı durumlara kolayca adapte olabilecek organizasyonel yapı, insan kaynağı ve kültüre sahip olmalı.

Değişen ihtiyaçlara göre stratejik öncelikleri gözden geçirebilmeli, Kaynakları akışkan bir şekilde değişen önceliklere uyumlu hale getirebilecek olmalı, Yetkiyi günlük hayatta süreçleri yönetmekte olan ekiplere indirebilmeli.

Tüm bunları yaparken, aynı hızda ilerlemek olmazsa olmaz, yoksa değişimi yakalamakta zorlanır, yarışa havlu atarsın.

Allianz Türkiye olarak, Çevik dönüşümle birlikte Tribe’larımızda tam da bunu deneyimledik. Uzaktan çalışma sürecine hızla adapte olmamız ve bu deneyimin başarıya ulaşmasının altında yatan nedenlerden bahsedelim.

Çevik Dönüşümümüz HEY!’in uzaktan çalışırken başarısının formülü

Seremoniler: Scrum metodundaki seremoniler ekiplerin uzaktan çalışmasını destekliyor. Eğer seremonileri disiplinli bir şekilde hayata geçirirseniz., Uzaktan da olsa iş çıktısı üreten, şirket öncelikleri ve gündemine hakim, birlikte hareket eden bir takıma sahip olursunuz.

  • Grooming/Refinement ve Planning'ler sayesinde takım üyeleri şeffaf şekilde işleri görüyor, birlikte öncelik belirliyor ve sorumluluklarını öğreniyorlar.
  • Daily’lerle her sabah bir araya gelmek, takımın kendi içritmini yakalamasını sağlıyor. Bu uzaktan çalışırken çok kritik bir konu.
  • Sprint Review buluşmalarında üyeler ellerindeki işleri anlatıyor ve ilk ağızdan ekiple paylaşıyor. Tribe Liderleri veya kritik paydaşlarımızın/müşterilerimizin bu adıma katılması çok fark yaratıyor. Tüm takım üyeleri şirket için ürettikleri faydayı paylaşabiliyor.
  • Retro’larda herkes Çevik Dünya’nın sevilen tabiri “Acımasız şeffaflık” içerisinde Sprint’i değerlendiriyor ve birbirine geri bildirim veriyor. Bu da tüm takım üyelerinin birbirlerinden uzakta bile olsa gelişim alanlarını konuşmasını, birbirleriyle takım olarak duygusal bağ kurmasını sağlıyor.

Yatay Organizasyon: Süreçlerin hızlanması, belirsizlik ortamında proaktif bir şekilde karar alabilmek için hiyerarşi ve yönetim kademelerinden arındırılmış organizasyonlarçok önemli. Allianz Türkiye’de, işe yeni başlayan bir iş arkadaşımız, Allianz CEO’suna sadece 3 seviye uzaklıkta. Tüm Tribe Liderleri aynı zamanda İcra Kurulu üyesi. Bu organizasyon şekli, COVID-19 sürecindeki belirsizlik ortamında, değişen stratejiyi şeffaf şekilde ekiplere duyurmamızı ve hızlı hareket etmemizi sağladı. Diğer taraftan, ekiplerin ihtiyaçları da aynı hızda, İcra Kurulu tarafından değerlendirilebildi.

Roller: Rollerin içselleştirilmesi, ekstra komite, toplantı ve kurgu yapmadan uzaktan çalışmamızı sağladı. Tribe liderleri ajandaya odaklandı, Chapter Liderleri stratejik ajandamıza herkesin aynı doğrultuda odaklanmasını sağlayıp, değişim süreci için ihtiyaç duyulan yetkinliklerin geliştirilmesi ve kaynakların etkinliği üzerinde durdu, PO’larımız* günlük akışın istenen ritimde gitmesi ve kaliteye ulaşmasını sağladı, Çevik Koçlarımız da takımların adaptasyonunu sağlayıp, engellerin ortadan kaldırılması ve problemlere çözüm üretmede yardımcı oldular.

Çevik Ofis: İnsan Kaynakları bünyesinde Çevik Ofis’in yer alması, COVID-19 sürecini iyi yönetmemizde hayati önem taşıdı. İnsan Kaynakları ekibi ve Çevik Koçlar arasında ihtiyaçları çözmek ve hızla aksiyon almak için iletişim hattı kuruldu. İletişim üst seviyedeydi. Bunu, Çevik Koçların ve İK ekibinin, takım üyeleriyle buluştukları, duygusal boyutta da ekibi destekledikleri aktiviteler takip etti.

Teknoloji: Saydığım maddelerin hiçbiri iyi bir IT altyapısı olmadan hayata geçemez. Uzun yıllar yaptığımız altyapı yatırımı, online çalışmaya ve süreçlerin süreklilik sağlayarak ilerlemesini sağladı.

Bu başlıklar, HEY! Çalışma modelinin COVID-19 sürecinde Allianz Türkiye’nin herhangi bir problem yaşamadan planlaması doğrultusunda çalışabilmesini sağladı. Ekip arkadaşımızın, “Sabah bir amaç için uyanmak ve bir plan doğrultusunda küçük şeyler başarmak beni mutlu ediyor” sözü yolculukta doğru bir yol izlediğimizin ispatı.

Ufak bir not: Çevik çalışma metodu hakkında deneyimlerini paylaşmak ve merak ettiklerini sormak için buraya tıklayarak bize ulaşabilirsin.

 

Comments

Resimli CAPTCHA
Resimde görünen karakterleri girin.